【ビジネス英語】英語での電話対応に使える英語フレーズ集

ビジネスシーンで英語を使う必要が出てきたとき、海外留学をしていても一度も使わなかったフレーズが必要になってくることが多々あります。英語の基礎が整い日常会話には問題がない人でも、いざ働いてみると今まで使っていなかった英語が必要となって戸惑ってしまったなどという話も聞きます。ビジネス英語に関しては「習うより慣れろ」と言われますが、事前に英語フレーズを覚えておくことで、実際に英語を使う仕事に就いたときに非常にスムーズに業務に慣れることができます。この記事では、ビジネスシーンで想定される「電話対応」に関するフレーズをご紹介します。

電話を受けるときのビジネス英語

最初は電話を掛けることより、電話を受けることの方が頻度は多いでしょう。一度目を通しておくだけでも何も知らないときの対応と大きな違いが出てきますので、確認をしてみてください。

【最初に基本的な受け答え】

Hello, this is ABC Company. David is speaking.
「もしもし、ABC会社のDavidです。」

⇒ HelloをGood morningやThank you for callingなどに変えてみてもいいですね。
 

How can I help you?
What can I do for you?
「ご用件は何でしょうか。」

⇒ よくレストランや小売店でも最初の一言に使われていますね。
 

Who would you like to speak to?
Who are you calling to?
「誰宛のお電話でしょうか。」

⇒ 基本的に誰かに用がある場合は、その人を伝えてくれることがほとんどですが、もし言われなかった場合は聞いてあげた方が親切ですね。
 

May I have your name, please?
Could I ask who is calling?
「お名前をいただけませんでしょうか。」

⇒ こちらも名乗ってくることがほとんどですが、もし言われなかった場合は、しっかりと名前を聞きましょう。
 

Where are you calling from?
What company are you calling from?
Can I have your company name, please?
「御社名をいただけますでしょうか。」

⇒ 場合によっては、取引先で同じ名前の人が何人かいる可能性もあるので、会社名も聞いた方がいいですね。
 

May I have your phone number, please?
「電話番号をいただけますでしょうか。」

⇒ 最近の電話だと相手の番号が表示されるものも多いですが、もしかしたら普段はオフィスにいないなどの状況も考えられます。連絡がつく番号を聞いておくのがベターですね。
 

Can I ask your email address?
「メールアドレスをいただけますでしょうか。」

⇒ こちらは状況に応じて聞きましょう。何か情報を送る際などはメールアドレスも必要ですよね。
 

How do you spell it?
Can you tell me how to spell it?
「（何かを聞いたあとで）そのスペルを教えていただけませんか。」

⇒ 一度名前や会社名を聞いて、すべてのスペルがわかればいいですが、聞き慣れないものもあります。恥ずかしがらず、しっかりと聞きましょう。
 

【担当者が不在の場合】

The person in charge of ●● isn’t available right now.
「●●に関する担当者は今電話に出れません。」

⇒ in charge ofで●●を担当するという意味があります。
 

He is not here at the moment.
He is not in our office right now.
「彼は今オフィスにはいません。」

He is busy right now.
「彼は今少し立て込んでおります。」

He is on another line at the moment.
「彼は今他の電話に出ております。」

He is at a meeting right now.
「彼は今会議に出席しております。」

⇒ 上記４種類で不在は伝えられるでしょう。相手によっては、詳細に伝えすぎない方が良い場合もあります。
 

He will be back around 5pm.
「彼は５時頃戻る予定です。」

⇒ 「around 5pm」を「in ● hour」や「in ● mins」に変えて●時間後、●分後という伝え方もできますね。
 

I’m not sure when he is coming back.
「彼は何時に戻るかわかりません。」

⇒ 「I’m not sure」を「I’m afraid」という表現にしてもいいですね。
 

He will not be back today.
「彼は本日戻らない予定になっております。」

⇒ この場合、緊急度によってどうするか判断する必要がありますね。
 

Would you like to leave your message?
「何かお伝えしておくことはありますか？」

⇒ 最初に簡単な用件を言っていても、詳細に伝えたい内容を聞いておくことで、掛け直すときに準備しておくことがあるかもしれません。
 

Shall I make him call you back?
「彼から折り返させましょうか。」

⇒ 相手が掛け直してくれようとしていても、一言声をかけてあげるだけで印象は良くなるでしょう。
 

Could you call back later?
「あとでお掛け直しいただけませんでしょうか。」

⇒ 「Sorry」を入れたり、「Please」を入れたりすると親切ですね。
 

【担当者がいる場合】

I will put you through to him.
I will transfer you to him.
「彼に転送いたします。」

⇒ このフレーズは普段使わない表現だと思います。経験を積んで慣れていきましょう。
 

Could you hold on for a moment?
Just a moment, please.
Please hold on a second.
Please hold the line.
「少々お待ちください。」

⇒ 色々な言い方がありますので、自分が言い易いフレーズ１つを瞬時に出るようにしましょう。
 

What is it concerning?
What is it about?
What is regarding to?
「ご用件をお伺いできますでしょうか。」

⇒ 担当や上司につなぐ際に、用件も伝えてあげると親切ですね。この一言で他の社員より気が利くなと思われるかもしれません。

さいごに

いかがでしたでしょうか。
ある程度の英語が喋れる人でも、英語での電話が嫌いな人は多くいます。特に対面だと身振り手振りを加えてなんとか伝えられる内容が電話だと一切通用しません。しかし、電話対応も慣れれば自然とできる様になります。また、大事な内容を落とさない様に聞き、言い換え表現を駆使して相手に考えていることを伝えるということは本当の意味っで英語力の向上が見込めます。最初はドキドキして、受話器を取りたくない気持ちがあると思いますが、英語フレーズを机に貼っておくことで、心強い味方となってくれるでしょう。パソコンを常に開いている場合は、タブやウィンドウで英語フレーズ集開いておくのもいいかもしれません。次回は応用編として英語で電話を掛ける基本フレーズに関してもご紹介したいと思います。

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